La documentación periodística es aquella que trata de seleccionar, clasificar, textos y referencias sobre asuntos como hechos datos, opiniones, etc., con el fin de crear información periodística. Los documentalistas de los periódicos trabajan con todo tipo de formatos, tanto escrito como multimedia. Estos documentos no tienen por qué ser únicamente a contenidos publicados en prensa, sino que también incluyen material como libros de consulta, diccionarios, etc., que ayuden al periodista a recuperar la información que necesite al instante.
Toda esta información requiere una especial atención a la labor comprobatoria-verificativa, para evitar errores ortográficos o de redacción, de nombres, fechas, etc., que nunca se pueden tener en un periódico. EL documentalista de prensa debe conocer bien los temas que va a tratar y preparar la información con suficiente rapidez, debido a al trabajo “contra reloj” que requiere el periodismo.
El documentalista debe tener dispuesta la información suficiente sobre un personaje a entrevistar, sobre cierto país de actualidad, etc., en definitiva el documentalista de prensa debe ayudar a los periodistas a la tarea preparatoria que sus reportajes requieren y, como apunta Galdón López, “explicar causas y consecuencias, relaciones de tiempo y espacio y el significado profundo de los acontecimientos”. Todo esto para que la información final que llegue al lector de prensa sea completamente comprensible.
Un aspecto de que el documentalista no debe olvidar es el posicionamiento ideológico del lugar en el que trabaje, por este motivo, la función de los datos que debe proporcionar este profesional, deben tratar de refrendar la opinión que el periódico deseé expresar.
Podríamos hablar de tres aspectos más a tener en cuenta en este tipo de centros. El primero trataría la velocidad de la respuesta a la petición un periodista, puesto que hablamos de un trabajo en el que la calidad se mide por la velocidad en dar la noticia. Otro aspecto a señalar sería la cantidad de fuentes disponibles en el centro y su conocimiento. Por último hablamos de la calidad y, aún más importante, la credibilidad de las fuentes consultadas.


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